ワードとエクセルを覚えて効率化を提案する

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ワードとエクセルを覚えて効率化を提案する

デザインをメインにしている人は、何と言うか、アーティスト気質というか、
進行や管理などはあまり気にしない傾向にありますね。

 

同じようなページや画像がたくさんある。
それなのに、行き当たりばったりであっちこっち作業をする。

 

その結果、

・別の人が同じものを作ってしまう。

・他の人が作ったものを別の内容で上書き保存してしまう。
・ファイルがごちゃごちゃになって行方不明になってしまう。

 

そんなことが毎日のように起こっていました。

 

 

エクセルで作業進行表を作る

ある日、マルヤマ渾身の出来の画像が上書き保存されてしまいました。
いい加減ブチ切れたマルヤマは『こりゃあ根本から解決しないとだめだな』と
何か対策を考えることにしました。

 

班長に何を言っても、アーティストですから「必要ない、めんどくさい」ばかり。
自力で何とかしなければいけません。

 

まずおかしいと感じたのが"今、誰が何をやっているか"を班長しか知らない。
ということでした。

・班の全員が、誰が何をやっているのか。

・今自分が全体のどのあたりを作業しているのか。

 

少なくともこれが分かれば、作業が重複したり、
別ファイルを上書きすることも無くなるだろうと考えました。

・どの作業を(作成するファイル名と置き場所)

・誰が
・何月何日にした
・チェックを誰が何月何日にした

 

これだけの情報が、一目で分かる作業進行表を作ることにしました。

 

"表"と言えば"エクセル"です。
しかし、班の中でエクセルが使える人は一人もいませんでした。

 

デザイナーさんのなかでは、エクセルやワードを
「ダサい」と思っていて、毛嫌いしている人が多いんです。

 

「エクセルなんて知らねぇーよ」
最初に使い方を聞いたときに返って来た言葉がこれでした。

 

ソフトはパソコンの中に入っているので、ひとまず自力でやってみることに。
一番安いエクセルの教本を買ってきて、それを見ながら試しに作ってみました。
やってみたら簡単で、あっという間に出来上がりました。

 

早速班長に見せたところ「まぁ、別にいいんじゃない」ぐらいの反応でした。
表に日付と名前を書き込む手間も、最初は班のみんなも面倒がっていました。

 

それでも、作業の重複やファイルの上書き・紛失はほとんど無くなりました。

 

 

ワードでマニュアルを作る

エクセルが簡単にできたので、同じシリーズの教本を買ってワードも覚えました。
画像切り取りや埋め込み作業のマニュアルを作ろうと思ったのです。

 

これまでは、人それぞれやり方が違っていました。
中にはとても効率の悪いやり方で作業をしている人もいました。
(例えば、ショートカットを一切使わない、など)

 

新人が入ってきても口頭で教えるだけなので、
作業のペースが軌道に乗るまでに時間がかかっていました。

 

マニュアル作りも何度か提案したのですが、却下されていました。

 

デザイナーさんはマニュアルも見た目に拘るので、
イラストレーターやDTPソフトを使って完璧なものを作らないと気がすみません。
そうなるとマニュアルを作るのに何日もかかってしまいます。

 

「そんな暇はない」これが却下の理由でした。

 

必要な情報が整然と分かりやすくなっていたら、見た目がダサくても関係ない。
『マニュアルの見た目なんてどうでも良いだろう』
そうマルヤマは思っていました。

 

作業工程を羅列して、分かりやすく作業時の画像を載せる。
必要なものはこれだけなので、これもまた簡単に出来上がりました。

 

 

効率化で革命を起こす

"作業進行表""マニュアル"
この2つはマルヤマの班に革命をもたらしました。

 

作業進行表を導入した結果

まず、作業進行表を使うことで、無駄なエラーがなくなりました。
さらに、各自が全体のどのあたりを作業しているのかが分かるので、
使用する画像やファイルの取り違えといったミスも少なくなりました。

 

「表の空欄を埋めていく」という行為も、作業の進捗が目に見えて分かります。
闇雲に大量のファイルと格闘していたころよりも、安心感と達成感が生まれます。
「今日はここまでやろう」という目標も立てやすくなります。

 

結果として各自のモチベーションもアップしました。

 

マニュアルを導入した結果

マニュアルがあれば、新人さんも短期間で戦力として使えるようになります。
何よりも、すぐに辞めてしまう新人が少なくなりました。

 

「何をして良いのか分からない」という不安は、
精神的にかなりの負担だったのですね。

 

先輩も知らなかった、より効率の良い作業方法を発見・共有することもできました。
その結果、マルヤマの班だけ他よりも作業ペースがアップしたのです。

 

最初は見た目のダサさばかり指摘していた他の班も、
すぐにこの2つを使用するようになりました。

 

おかげでマルヤマの班の優位性は無くなりましたが、
全体の作業効率はアップしました。

 

それを知った社長がやってきて言ったのが、
「勝手なことをするな」という一言でした。